Zapraszam Cię na lekcję, w której omówię typy danych, a także ich prezentowanie w programie MS Excel. Zachęcam do obejrzenia video z praktycznymi przykładami oraz przeczytania artykułu, który uzupełnia ten temat.
Najbardziej ogólnie rzecz ujmując, typy danych w programie MS Excel możemy podzielić na tekstowe i liczbowe. Więcej typów danych może być określone szczegółowo w VBA – czyli języku programowania, w którym piszemy programy działające w programie MS Excel (tak zwane „makra”).
Domyślnie, jak wspominałem w poprzednich materiałach, Excel próbuje przypisać typ danych do wprowadzonych przez Ciebie wartości. Jest w tym całkiem dobry, dlatego bardzo często zostawiamy domyślny typ danych czyli General. Jeśli jednak będziesz chciał/a pokazać dane w formacie mniej standardowym to trzeba będzie wybrać z dostępnych opcji lub stworzyć swój własny.
Typ danych tekstowych jest standardowo wyrównany do lewej krawędzi komórki i po tym najszybciej możesz go rozpoznać.
Istnieje możliwość przedstawiania danych liczbowych w postaci tekstu – wystarczy, że przed ich wartością wstawisz znak cudzysłowu ‘.
Ale zaraz, zaraz. Mówię o typie liczbowym, a pokazuję Ci datę. I tutaj przechodzimy do typów liczbowych. Otóż wartości wyrównane do prawej krawędzi – są wartościami typu liczbowego. To znaczy, że Excel przechowuje je w postaci liczb. To, że widzimy datę czy czas jest tylko prezentacją wartości liczbowej uprzednio konwertowanej.
To, że data jest wartością liczbową możesz sprawdzić zmieniając typ komórki z datą na typ numeryczny.
Liczba, którą w tym przypadku prezentuje Excel jest liczbą dni jaka upłynęła od początkowej daty, umownie ustaloną przez MS Excel jako 1 stycznia 1900 roku. Fakt ten sprawia, że daty możesz używać w kalkulacjach. Możesz na przykład od jednej daty odjąć drugą, licząc w ten sposób różnicę w dniach pomiędzy nimi.
Kolejnym ciekawym przykładem wbudowanego w Excelu typu danych jest typ czasu – Time. Domyślnie wygląda on następująco.
Po zamianie typu czasu na numeryczny dostajemy:
Jesteś zaskoczony? Czas to również typ liczbowy. Rezultat, który widzisz to ułamek doby jaki upłynął do danej godziny. Ten fakt także skutkuje tym, że możemy wykonywać kalkulacje na godzinach – na przykład odejmować jedną od drugiej.
Przydatnym typem danych są procenty. Jeżeli chcemy po wprowadzeniu danych zamienić wartości na typ procentowy to pamiętajmy, że musimy wpisywać procent jako liczbę dziesiętną (na przykład 30% = 0,3).
Jeśli jednak najpierw zaznaczymy puste komórki i przypiszemy do nich format procentowy, to możemy wpisywać procenty jako liczby całkowite (1 jednostka odpowie 1 %).
W przypadku analizowania budżetów czy operowania na danych zawierających zestawienia finansowe może przydać nam się typ Accounting (księgowy). Typ ten dodaje walutę do komórki i oddziela liczby spacjami dla lepszej ich czytelności. Co ciekawe dolar w tych komórkach nie oznacza, że wartość zmieniła się na tekstową. Wręcz przeciwnie, wartość dalej jest liczbowa i możesz wykonywać na niej obliczenia.
Ostatnim typem danych, który omówię będzie typ logiczny. Typ ten przyjmuję wartość TRUE (prawda) lub FALSE (fałsz). Często typ ten „ujawni” Ci się przy porównywaniu różnych wartości. Na przykład porównując dwie liczby (sprawdzając czy jedna jest większa od drugiej):
Otrzymujemy wartość logiczną.
Powyższe typy danych nie są jednak wszystkimi typami, jakie możesz przedstawić w Excelu. Istnieje ich tak naprawdę nieskończona ilość. Aby stworzyć swój typ danych, albo zmodyfikować już istniejący format – wystarczy, że na danym zakresie komórek wybierzesz opcję Format Cells po kliknięciu prawym przyciskiem myszy. Następnie ostatnia opcja w zakładce Number to Custom. W niej możesz tworzyć i modyfikować prezentowane formaty.
Więcej o tej opcji znajdziesz w filmie dołączonym do tej lekcji. W jednej z kolejnych lekcji wrócimy do tematu tworzenia autorskich formatów.