W tej pierwszej lekcji omówimy sobie nieco strukturę plików Excelowych oraz samych arkuszy. Jeżeli ten temat, czy w ogóle któryś z kolejnych jest dla Ciebie zbyt prosty to po prostu przejdź do kolejnych. Niemniej, zachęcam, tak czy inaczej, do powtórki.
Program Microsoft Excel działa głównie na plikach z rozszerzeniem .xlsx (są też inne rozszerzenia takie jak .xlsm czy .xls ale na razie nie zaprzątaj sobie tym głowy).
Plik excelowy z języka angielskiego nosi nazwę Workbook. Każdy Workbook zawiera arkusze kalkulacyjne (Sheet lub Worksheet), w których możliwe jest wykonywanie kalkulacji.
Z kolei każdy arkusz składa się z komórek (komórka = cell). Każda komórka ma swoje współrzędne – czyli położenie w arkuszu, które określają: kolumna i wiersz w której się znajduje. I tak na przykład komórka C7 to komórka leżąca na przecięciu kolumny C z wierszem numer 7. Aby ułatwić (utrudnić) życie użytkownikom, kolumny zostały nazwane wielkimi literami (i ich kombinacjami), zaś wiersze liczbami. Jako dociekliwy uczeń zapytasz: a ile jest tych wierszy i kolumn? Zakładając, że korzystasz z dość nowej wersji masz do dyspozycji ponad milion wierszy i kilkanaście tysięcy kolumn, jednym słowem – wystarczająco. Kolejnym elementem arkusza są wspomniane wiersze oraz kolumny. Mówiąc, że chcę usunąć wartości z wiersza trzeciego będę miał na myśli wszystkie komórki w tym wierszu: A3, B3, C3 itd. Analogicznie kolumna D (lub kolumna czwarta) to ta z komórkami D1, D2, D3 itd.
Ostatnim elementem arkusza, o którym chcę wspomnieć jest zakres (zakres = range). Zakres to zbiór komórek (podzbiór arkusza), który jesteśmy w stanie zaznaczyć za jednym razem – kształt prostokąta. Zakres oznaczamy podając lewą górną komórkę zakresu, następnie „:” i prawą dolną komórkę zakresu. Przykładowo zakres A1:B2 będzie zawierał 4 komórki: A1, A2, B1 i B2.
Okej, znamy już strukturę. Możesz stwierdzić, że to samo możesz sobie ustalić w zeszycie w kratkę. Niby tak, ale zaraz przejdziemy do rzeczy, na które ten zeszyt, nawet z okładką Supermana, nie pozwoli.
Do komórek możemy wpisywać różne wartości – tekst, liczby, daty, formuły itd. Co dociekliwsi zauważą, że w danej kolumnie możemy mieć różne typy danych w komórkach, czyli na przykład w C1 możemy mieć liczbę, C2 tekst, a C10 datę. Mówię o tym dlatego, że arkusza nie należy zbytnio traktować jak tabeli w ujęciu bazodanowym (gdzie dana kolumna określa cechę, a dany wiersz element). To jednak taka dygresja i rzecz do zapamiętania, zazwyczaj nie będziesz musiał zastanawiać się nad takimi rzeczami (choć ludziom zdarza się utrudniać sobie nawzajem życie, to najczęściej robią to przypadkowo co nie jest bardzo częste). Załóżmy, że chcę zestawić swoje miesięczne wydatki (o zgrozo!) w arkuszu Sheet1. Mogę w dowolnym miejscu zacząć wpisywać opis oraz kwoty. Polecam robić to jednak zawsze od lewego górnego narożnika, żeby arkusz nie był zbytnio chaotyczny:
Niestety pomyliłem się przy wpisywaniu i ostatni wiersz jest powtórką pierwszego. Chcę go usunąć (nie chcę przecież płacić w jednym miesiącu dwa razy za to samo mieszkanie!).
Aby usunąć wartość w komórce lub zakresie należy zaznaczyć komórki, które chcemy wyczyścić i nacisnąć przycisk Delete (Del). Zauważ, że gdy naciśniesz klawisz Backspace (tak jak przy usuwaniu tekstu) usuniesz jedynie wartość komórki w prawym dolnym rogu zakresu.
Mamy naszą listę wydatków. Jako, że są to wydatki z miesiąca Marca – zmieniamy nazwę arkusza z Sheet1 na Marzec.
Aby zmienić nazwę arkusza kliknij dwukrotnie na jego nazwę lub raz prawym przyciskiem myszy i poszukaj odpowiedniej opcji (Rename).
Dochodzę do wniosku, że chciałbym mieć osobny arkusz, w którym będę przechowywał wydatki na cały rok. Tworzę więc nowy arkusz. Aby stworzyć arkusz wystarczy nacisnąć + obok ostatniego arkusza. Po stworzeniu nowego arkusza nazywam go 2020 i mam zamiar w nim przechować wartości z marca i każdego kolejnego miesiąca.
Mogę przepisać wartości z arkusza Marzec, ale dużo łatwiej (i szczerze mówiąc – obowiązkowo) będzie skorzystać z opcji kopiowania.
Aby skopiować komórkę lub zakres, zaznacz ją (powinna być podświetlona), a następnie użyj skrótu klawiaturowego ctrl+c.
Można to również zrobić klikając prawym przyciskiem myszy i wybierając opcję kopiuj, ale chciałbym żebyś od razu zaczęła/zaczął używać skrótów klawiaturowych – ich znajomość będzie bezcenna. Kiedy skopiujemy zakres, możemy przejść do zakładki 2020 wybrać komórkę (będzie ona lewym górnym rogiem wklejanego zakresu) i nacisnąć ctrl+v, czyli skrót klawiaturowy odpowiedzialny za wklejanie komórek czy zakresów.
Aby wkleić komórkę lub zakres, wybierz miejsce docelowe i użyj skrótu klawiaturowego ctrl+v. Przy wklejaniu mamy kilka ciekawych i użytecznych opcji, które poznamy w dalszej części kursu. Będą one szczególnie istotne przy pracy nad formułami.
W arkuszu 2020 mamy wydatki z marca i konsekwentnie stwierdzamy, że będziemy tam wrzucać zestawione wydatki z kolejnych miesięcy. Przychodzi jednak nasz małżonek i stwierdza, że niechlujnie wykonaliśmy nasze zestawienie. Oczywiście nie chodzi o wartości (w liczeniu to my jesteśmy górą), ale o wygląd arkusza. Współmałżonek stwierdza, że należy usunąć pusty wiersz znajdujący się powyżej pierwszego miesiąca oraz pustą pierwszą kolumnę. Możesz to zrobić na dwa sposoby – sprytnie, albo tak jak poprosił Cię współmałżonek. Jeśli współmałżonek nie patrzy wytnij po prostu zakres za pomocą skrótu klawiaturowego ctrl+x i wklej do komórki A1 (nikt nie zauważy, że nie pozbyłeś się wspomnianych wyżej wierszy).
Aby wyciąć zakres zaznacz go i naciśnij skrót klawiaturowy ctrl+x.
Jeśli natomiast koniecznie chcesz wykonać dokładnie prośbę zaznacz po prostu pierwszy wiersz klikając na liczbę z oznaczeniem wiersza – w naszym przypadku 1, naciśnij na nią prawym przyciskiem myszy i kliknij Delete (lub w polskiej wersji Usuń). To samo powtórz z kolumną A klikając na symbol litery. Od siebie dodajesz coś jeszcze, zmieniasz kolor i pogrubiasz oznaczenie miesiąca. Twój partner jest zachwycony.
Aby usunąć wiersz lub kolumnę (lub kilka jednocześnie) zaznacz je, klikając w liczbę oznaczającą wiersz lub literę oznaczającą kolumnę, kliknij prawym przyciskiem myszy i wybierz Delete (Usuń). Jeśli chcesz usunąć kilka wierszy lub kolumn zaznacz je razem (jeśli znajdują się koło siebie) lub wybierz je klikając trzymając przycisk Ctrl.
Aby dodać wiersz zaznaczamy wiersz przed którym ma się pojawić nowy pusty wiersz, klikamy prawym przyciskiem myszy w obszarze zaznaczenia i wybieramy Insert (Wstaw).
Zaraz, zaraz.. widzisz, że komórka z opisem Mieszkanie jest jakby ucięta? Jak to poprawić? Ponadto ktoś prosi Cię o wysłanie pliku zawierającego tylko zestawienie roczne, a nie chcesz usuwać arkuszy ani mozolnie kopiować ręcznie do nowego arkusza. W celu rozwiania tych oraz innych wątpliwości zapraszam Cię do obejrzenia filmu znajdującego się u góry posta (jeśli jeszcze tego nie zrobiłeś)!
Jeżeli artykuł był przydatny lub masz jakieś uwagi, spostrzeżenia – bardzo proszę podziel się nimi w komentarzu lub w wiadomości prywatnej!