W drugiej lekcji kursu zajmiemy się formatowaniem danych. Pokaże jakich opcji można użyć, aby nasze raporty czy tabele wyglądały lepiej, bardziej profesjonalnie.
Program MS Excel oferuje bardzo wiele możliwości formatowania danych. Od kolorów wypełnienia komórek, po dziesiątki czcionek do wyboru. Chciałem Cię jednak uczulić, że MS Excel to nie jest program do prezentowania swoich zdolności graficznych, ani projektanckich. Najważniejsze w Excelu są dane, ich znaczenie i sensowne ich prezentowanie. Dlatego każde formatowanie, które wprowadzasz powinno wpływać na poprawę czytelności i estetyki twoich arkuszy, a nie być ekspresją artystyczną. No, chyba że tworzysz arkusz tylko dla siebie, wtedy – hulaj dusza, piekła nie ma.
Najpotrzebniejsze narzędzia do formatowania danych znajdziesz w zakładce Home:
Podręczne menu formatowania możesz także wywołać klikając prawym przyciskiem myszy na daną komórkę (zbiór komórek):
Górna część paska narzędzi Font odpowiada za ustawienia czcionki – jej rodzaju oraz wielkości. Przyciski z literą ‘A’ pozwalają stopniowo zmniejszać i powiększać czcionkę. Poniżej zamieszczam porównanie klasycznej czcionki Calibri o rozmiarze 11 z inną, fikuśną czcionką o rozmiarze dwukrotnie większym.
Możesz powiedzieć, że czcionka po prawej stronie wygląda ładniej i jest bardziej nowoczesna. Może i tak, natomiast ja zachęcam Cię mimo wszystko do unikania częstego zmieniania czcionek. Jeśli chodzi o dane biznesowe, powinny być one raczej w czcionkach klasycznych. Ponadto tabela, czy inny zbiór danych powinien raczej zawierać dane jednakowo sformatowane. Krótko mówiąc, jeśli nie ma ku temu mocnych przesłanek pozostań przy standardowej czcionce.
Dolna część paska narzędzi Font zawiera:
- Opcję pogrubienia tekstu: symbol ‘B’
- Opcję pochylenia tekstu: symbol /
- Opcję podkreślenia tekstu: symbol U
Szczególnie opcja pogrubienia może być często używana w celu podkreślenia ważności danych lub oznaczenia nazw kolumn. Jako, że Excel domyślnie nie zostawia miejsca na nazwy kolumn, a po standardowym wpisaniu nie będą one różnić się niczym od komórek z wartościami często warto te wartości w pierwszym wierszu (nazwy kolumn) pogrubić.
- Opcje związaną z obramowaniem komórek
Jeśli chodzi o obramowanie, to jest to użyteczna opcja jeżeli chcemy poprawić odbiór naszych tabel, albo wskazać, że coś właśnie należy odczytywać jako tabele. Nie należy jednak z tym przesadzać. Excel sam w sobie dzieli już wiersze i komórki delikatnymi liniami więc nie zawsze dokładanie obramowania zwiększy czytelność naszego arkusza. Na pewno opcje te przydadzą się, gdy będziemy nasze dane wklejać do jakiegoś innego programu, takiego jak MS Word czy Outlook.
- Opcję wypełniania komórek kolorem: symbol wylewanego wiaderka z farbą.
- Opcję zmiany koloru tekstu w komórce: symbol litery A z podkreśleniem w kolorze.
Zdecydowanie częściej wykorzystuje się wypełnianie komórek kolorem. Po naciśnięciu małej strzałeczki przy ‘wiaderku’ możemy wybrać kolor wypełnienia. Aby zwrócić uwagę na rozdział jednych danych od drugich lub dostosowanie koloru do wartości (np. wartość ujemna z wypełnieniem czerwonym) wykorzystujemy wypełnienie komórek. Najczęściej używane kolory to te bardziej ‘blade’, mniej ‘agresywne’. Do celów biznesowych unikałbym klasycznych kolorów: niebieski, czerwony, zielony. Używałbym za to ich bardziej bladych odpowiedników.
Lewa strona paska narzędzi Alignment pozwala nam na opcje wyrównywania tekstu w komórce oraz orientacji tekstu wewnątrz niej. Poniżej przykład wyśrodkowanego tekstu ze zmienioną orientacją:
Prawa strona odpowiada za zawijanie tekstu oraz scalanie komórek. Zawijanie tekstu jest przydatne, gdy w komórce mamy jakąś dłuższą wartość tekstową, a szerokość – czy to ekranu czy miejsca w raporcie mamy ograniczoną. Scalanie możemy wykorzystać na przykład do opisu komórki, pod którą znajdzie się kilka kategorii (kolumn). Poniżej przykład scalonej komórki z zawiniętym tekstem.
W pasku narzędzi Number mamy już wspomniany ostatnio rodzaj typu danych komórki – wiemy już co oznacza typ ‘General’. W celu dowiedzenia się więcej o typach danych zapraszam Cię na kolejne lekcje. Ciekawe opcje z tej sekcji to zwiększanie i zmniejszanie liczb po przecinku w wartości liczbowej. Jeżeli chcesz na przykład zwiększyć dokładność do 2 miejsc po przecinku wpisanej liczby całkowitej to wystarczy, że klikniesz symbol .0 ze strzałką skierowaną w lewą stronę.
Załóżmy, że stworzyłeś swój wymarzony format komórki. Siedziałeś nad nim 15 minut, ale w końcu jesteś zadowolony ze swojej pracy. Niestety szybko zauważasz, że masz jeszcze 10 komórek do zmiany formatu. Czy to znaczy, że musisz stracić godziny powtarzając żmudną czynność? Oczywiście, że nie! Tutaj przychodzi z pomocą funkcja Format Painter (malarza formatu).
Wystarczy, że zaznaczysz komórkę (obszar), którego format chcesz przekopiować, następnie klikniesz w symbol pędzelka z paska narzędzi Clipboard, a na końcu zaznaczysz obszar, na który format ma być przekopiowany. Pamiętaj, że możesz także zmieniać format wielu komórek jednocześnie uprzednio je zaznaczając.
Nie tylko komórki można kolorować. Możesz to także uczynić z zakładkami arkuszy. Wystarczy, że klikniesz prawym przyciskiem myszy na arkusz, którego kolor chcesz zmienić, a następnie wybierzesz opcję Tab Color. Bywa to przydatne w przypadku mnogości arkuszy w jednym pliku. Ale pamiętaj, aby z tym też nie przesadzić i nie kolorować zawsze wszystkich zakładek.
Wiemy już jak zakolorować, zmienić format i przekopiować format z komórki do komórki oraz zakresu klikając lewym przyciskiem myszy i przeciągając do wyznaczonego miejsca. Co jednak, jeśli musisz przekopiować format w kolumnie, która ma powiedzmy 10 tysięcy wierszy? Zaznaczanie we wspomniany sposób będzie niezwykle frustrujące. Na szczęście jest na to sposób! Aby się o nim dowiedzieć zapraszam Cię do kolejnego filmu (o ile jeszcze go nie obejrzałeś), w którym rozwijam temat lekcji, pokazuje przykłady i odpowiadam na powyższe pytanie.