W dzisiejszej lekcji przejdziemy do prawdziwej broni Excela. Największą siłą tego programu jest wykonywanie obliczeń. Aby mieć możliwość wykonywania i rozumienia zaawansowanych analiz niezbędne jest zrozumienie Excelowych formuł.
Formuła jest wyrażeniem (działaniem), które wpisujemy w komórce, aby program Excel wyliczył i zaprezentował nam jego rezultat. Mimo, że formuły nie muszą być tylko wyrażeniami matematycznymi, na ten moment myślenie o nich w ten sposób może Ci ułatwić zrozumienie koncepcji.
Czyli tak jak w matematyce – jeśli chcemy dodać wartości używamy +, odjąć –, pomnożyć *. Aby podzielić używamy ukośnika /. Potęgowanie to z kolei ^ : dwa do kwadratu to 2^2. O innych działaniach matematycznych i odpowiadającym im funkcjom dowiesz się w następnych lekcjach.
Nie wystarczy jednak wpisać działania do komórki. Aby Excel zinterpretował wyrażenie w komórce jako formułę do obliczenia, musimy poprzedzić ją znakiem równości.
Czyli konstrukcja formuły będzie wyglądać następująco:
= wyrażenie
Formułę możemy wpisywać bezpośrednio w komórce lub w pasku formuł. Szczególnie przy długich wyrażeniach pasek formuł jest użytecznym rozwiązaniem.
Po wprowadzeniu formuły do komórki, nie musimy wykonywać specjalnych poleceń, aby ją obliczyć. Wystarczy, że naciśniemy klawisz Enter (przechodząc do komórki niżej) lub klikniemy lewym przyciskiem myszy w inną komórkę i Excel przeliczy nam naszą formułę. To w standardzie, oczywiście można te opcje zmieniać w zaawansowanych ustawieniach, ale przecież jesteś tu po to aby nauczyć się korzystać z programu, a nie zagłębiać się w ciekawostki, prawda? Jeśli napiszemy coś niezrozumiałego dla programu w komórce – dostaniemy komunikat o błędzie z zasugerowanym przez program rozwiązaniem. To czy te sugestie są zwykle trafne to inny temat.
Ok, ale samo wpisywanie wartości w komórkach nie automatyzuje nam zbytnio pracy. Jeśli w ciągu naszych obliczeń zmienią się jakieś wartości z początku – musielibyśmy poprawiać każdą kolejną formułę. Na szczęście nie musimy wpisywać wszystkich wartości – możemy odwołać się do wartości zawartej w konkretnej komórce. Czyli przykładowo jak mamy w jakiejś komórce wysokość podatku 15%, to nie musimy we wszystkich obliczeniach mnożyć wartości razy 0,15, wystarczy że wpiszemy adres komórki. Wtedy po zmianie wysokości podatku, wszystkie formuły zaktualizują się automatycznie.
Aby odwołać się do wartości zawartej w komórce – użyj jej adres wewnątrz formuły. Przykładowo, żeby pomnożyć wartość z komórki B2 razy 5 użyj formuły:
Bardzo ważny wniosek, który wynika z powyższej prawidłowości Excela – gdy zaktualizujesz komórkę, do której odwołuje się formuła w innej komórce, to ta formuła zostanie zaktualizowana. Jeśli nie widzisz jeszcze potęgi tego faktu to pomyśl o skomplikowanych obliczeniach, które zależą od wartości wejściowych: na przykład premie dla pracowników co miesiąc zależne od sprzedaży i liczby przepracowanych godzin. Kiedy skonstruujesz sobie arkusz z obliczeniami, wystarczy że co miesiąc będziesz wprowadzał/a tylko te zmienne wartości początkowe i momentalnie będziesz mieć wszystko przeliczone.
O tym, jak jeszcze bardziej zautomatyzować obliczenia i formuły – głównie w danych tabelarycznych (tabelach) dowiesz się już w następnej lekcji.
Jeśli jeszcze nie obejrzałaś/eś filmu z praktyczną częścią dzisiejszej lekcji to zachęcam: